この記事は 食べログアドベントカレンダー2023 の13日目の記事です🎅🎄
こんにちは。食べログで飲食店システム開発部長をしている 佐々木 です。
入社3年目となった2023年4月に異動となり、食べログオーダー ・ 食べログノート ・ 食べログ求人・バックオフィス系を担当している開発チームのマネジメントが主戦場になりました。
1on1ミーティングを実施している企業は多く、食べログでもごく当たり前に行われています（1on1以外にも1on2、2on2が行われています。3on3とスケジュール登録してバスケットボールを持って外に出て行く姿は見たことがありません）。そんな中、先日あるメンバーから「佐々木さんの1on1はちゃんとフォーマット化されていると感じました」という感想をもらい「もしかしたら周りとは違う1on1を佐々木はやっている？」という疑問が湧いてきました。そこで、私が取り組んでいる1on1について記事にまとめてみたいと思います。
目次
1on1を始めた背景
前職時代、メンバーとの1対1の面談といえば、目標設定面談・目標の進捗確認をする中間面談・評価面談くらいのもので、それ以外で実施する必要性は感じていませんでした。
システム企画や開発の進捗状況は主に週次での定例ミーティングで報告、判断が必要な場合にはレビューを設定、中間報告会やリリース判定会議も実施していたので、俯瞰的な立場の人間に必要な判断材料が自然と集まる構造にしていたからです。加えて、報告するメンバーは実際の担当者や若手メンバーが務めることもあり、会議前や終了後のちょっとした時間に雑談を挟むなどして、人となりも含めて把握することもできていました。
一方で、食べログシステム本部におけるプロダクト開発は、業務遂行における権限委譲が前職以上に進んでおり、部長向けに時間を取って説明する機会は最小限になっています。毎日デプロイを複数回行えるスピード感でプロダクト開発を進めるには適した形で累積価値の最大化にも繋がりますが、プロダクト開発フローの中でメンバーの人となりまで把握するのは困難だと感じていました（企業・組織における業務の進め方は、業種や事業のステージ、企業文化に適した形を採用すれば良いもので、どちらが良いとか悪いとか言う話ではありません）。
在宅勤務が働き方の中心となったことで、オフィスでメンバーの表情を見たり、軽い雑談をすることも難しくなり、ピープルマネジメント上難しい状況にも置かれました。
この課題の解決の為にいろいろ調べて行く中で、日本生産性本部のワークライフバランス推進会議が出した提言 「『組織起点』から『個人起点』でのワークライフバランス推進へ転換を」 を掘り当てました。少し古い提言でしたが、本記事の執筆時点でも十分に共感できる内容になっています。
これまでワークライフバランス推進は、組織メリットに重きが置かれてきたが、本来、個人の生活や社会の質を高めることである。人生の充実、一生の中での仕事の充実という視点で捉え、仕事や働き方、生活とのバランスの在り方を個人起点で考えるべきである。
（公益財団法人 日本生産性本部 2016年8月9日 提案PDF 引用）
これを読んだときは「確かにそうですが無茶を言いますね」が正直な感想でした。一方で「確かに世の中はそちらに向かうのでしょう」という感覚もありました。
個人と組織への具体的な５つの行動提案も書かれており、その４つめに
多様な個人ニーズを理解して、柔軟な働き方を実現しよう
（公益財団法人 日本生産性本部 2016年8月9日 提案PDF 引用）
という提案が書かれています。
食べログシステム本部のプロダクト開発フローや在宅勤務が働き方の中心となった現状を鑑みると、組織の方から個人ニーズを理解しに行く必要があり、その為の時間を設けて1対1で対話をするのが最善だろうと感じました。対話する中でメンバーの人となりも知ることができ、ピープルマネジメントにも有効です。その手法として最適と考えられるのが1on1、少々長くなりましたがこういった背景から1on1を始めることにしました。
対象は佐々木の直属のメンバーだけではなく、飲食店システム開発部の正社員全員としています。本当は、飲食店システム開発部でプロダクト開発に関わっているメンバー全員とやりたいのですが、時間的な都合で正社員に限ることにしました。
1on1の目的
個人ニーズを理解するという大目標はあるものの、それをそのままメンバーに伝えたところでそう簡単に出てくるものではありません。「重要度と緊急度のマトリクス」でいう重要度も緊急度も高いタスクに取り組んでいるメンバーからしてみれば「目の前のタスクを早く終わらせたい」がニーズとして出てきてしまいます。それだと普段の業務報告や相談と何も変わらないものになってしまいます。重要度は高いけど緊急度が低いことに重きを置ける時間を作り、それを実現する・解決する為の課題に一緒に取り組んで行くことが目的であるべきだと思います。
ただし、1on1のたびに「ニーズは何？」「今後のキャリアどうする？」と質問したところで、考える時期ではないメンバーや考えられる状態ではないメンバーはただただ困るだけです。浅薄な回答を並べてやり過ごすような1on1になってしまったら元も子もありません。個人ニーズが変わって行くことを考えても、ある程度テーマを多様にして対話を重ねていき、個人ニーズを理解することに繋げるのが賢明だと感じています。
その為、メンバーにはもう少し噛み砕いて、1on1を行う目的は次の5つにあると説明しています。
- 信頼関係作り
- 心身状態の確認
- 働きがい向上
- 不安の解消
- 能力解放
最後に補足として次の３点を伝え、場の定義についても理解してもらうようにしています。
- 1on1は佐々木の為の「報・連・相」の時間ではなく、評価の時間でもない。メンバーの為の時間である
- 会話の中で認識の齟齬が出ないようにする必要はあるが、上手に話す必要はない。会話が弾んだ=良い1on1とは限らない
- 基本的には行動するのはメンバー、メンバーの問題解決を進めて行く上で役に立つ為に佐々木がいる
1on1の進め方
事前準備
メンバーの為の時間であると定義していることもあり、スケジュール登録・会議室の予約/Webミーティングの登録・1on1共有boardの準備はこちらで行います。1on1共有boardとは対話の内容や次のアクションを記録するもので、オンラインホワイトボード（食べログで使っているのはMiro）でテンプレート化しています。一人ひとりボードを作り、1on1ごとにフレームを新しく足していきます。正直なところ準備に時間はかかりますが、それ以上に次のようなメリットが有り、この形式で良いと思っています。
- スケジュールと頻度のコントロールができる
- 佐々木自身の他のタスクやMP（精神的エネルギー）を鑑みると、1on1は1日3本が限度です。1日2本までに調整しておき、予備枠として1本分を空けておくようにしています。
- 長期的な目線で課題に対応して行く場合、1週間間隔では動きが乏しく短すぎ、1ヶ月間隔だと動きが出やすい分メンバーによっては「このくらいにしておこう」になりがちだと感じています。その中間の頻度になるよう調整しながらスケジューリングしています。
- 弊社カカクコムの年間カレンダーでは4月と9月は評価と目標設定に関わるタスクが多い時期になります。本当はこの期間も続けたいのですが、体を空けておく必要もありますので1on1はお休みしています。
- 事前確認やメンバーへの事前準備のお願いを機械的に行える
- フレームを新しく作るタイミングで前回の対話の内容や次のアクションがあるかを機械的に確認しています。こちらから話したい・伝えたいことが出てくれば、付箋に書いて貼っておきます。
- スケジュールを登録する時に事前準備のお願いもメンバーに伝えます。スケジュールが不定期である為リマインドが必要になりますし、ちゃんと準備してもらえれば1on1が効率的になります。
- 心理的安全性が高まる
- 時間が来たら手ぶらで行って話をすれば良いだけですので、自分の為の時間であるとメンバーは認識してくれていると思います。それが1on1の場における心理的安全性を高めると考えています（たぶん）。
- ちなみに1on1での対話の内容は非公開としています。秘密を保つほうが心理的安全性が高まると思いますので、たとえ1on1をしたメンバーの直属のマネージャーであっても公開することはありません。
1on1の実施
次の1on1共有boardに従って進めていきます。①メンタル・体調から④テーマ・トピックスまでが1on1の時間内に行うことで、⑤ふりかえりは「時間ができたときに書いておいてください」としています。説明資料なのでパワポのスライドになっていますが実物はMiroを使っています。
①メンタル・体調（体調の確認）
まずは心身の状態の確認から入ります。メンバーにお願いしている事前準備の一つがこれで、メンタル・体調面の自己評価と、それらに関するトピックスがあれば付箋に書いてもらっています。「家族でコロナに感染した」「稼働が上がってて疲れ気味」「いつも通り元気です！」など様々な話題が出てきます。滅多にありませんが、専門家による対応が必要な事案が出てくることもあるので、大切な確認事項です。
②仕事以外の近況
いわゆる雑談タイムです。「無理に話す必要はないよ」と伝えていますが、話が弾むもので、減ってしまった雑談を少しは補えているのではないかと思います。極稀に雑談だけで1回の1on1が終わることがあります。業務時間中なのでいかがなものかという考えもあると思いますが、関係の質の向上には間違いなく繋がるので、そういう回があっても良いと思っています（毎回それだと困ってしまいますが）。
これは後から気がついたのですが、いわゆる内向的なメンバーにとっては事前に話題を準備しておくことができるので、その場で話題を探して話し始めるという難関を避けることができます（佐々木がそうです）。付箋1枚書いてもらうだけで、スムーズに会話が進んでいきます。
③前回のおさらい
前回の1on1でどんな話をしたのか、どういうふりかえりをしているのか「次のアクション」が設定されているかを一緒に確認します。前回の1on1共有boardをざっと眺めて対話の内容を思い返すところから始めていきます。ふりかえりの中で「次回以降1on1で話をしたいテーマ・トピック」がある場合は付箋を4にコピーして、対話のネタの候補とします。「次のアクション」が設定されていた場合は「これ、その後どうなった？」と聞き、対話が進みそうであれば付箋を4に持っていきながら④に入っていきます。
ふりかえりの内容がこちらが伝えたかったこと異なる（認識の齟齬がある）場合は注意が必要です。改めて問いを立て、共通理解が進むように努める必要があります。場合によってはこのケースもそのまま④に入っていきます。
④テーマ・トピックス（対話の時間）
いよいよ対話の時間です。「今日はどんな感じにする？」「今日は何の話をしようか？」「今日話しておきたいこと・聞きたいことある？」などといった投げかけから始めます。こちらから伝えなければならない事項やフィードバックがある場合は、佐々木が書いたとわかるように付箋を貼っておきます。しかし、いきなりこの話題からは入りません。必ず「どれからやる？」「その前に話したいこと・聞きたいことある？」と確認します。それはあくまでも1on1がメンバーの為の時間だからです。慣れてくると、メンバーが事前にテーマ・トピックスを貼るようになります。その場合でも「今日はこれにする？」「それよりも先に話したい・聞きたいことはない？」と確認するようにしています。
「特にないです」と返答するメンバーが時折います。レビューの場であれば「準備できたら改めて打ち合わせ入れてくれる？」といったん解散させる状況ですが、1on1ではそれはしません。「このメンバーは本当は何を話したいのか・聞きたいのか（話して良いか・聞いて良いか迷っている）」「今話すべきテーマは何なのか（課題を認識していない）」をすりあわせするところから始めるのが1on1だと佐々木は考えているので、こちらから質問をして引き出すようにしています。
対話はこちらで付箋にメモを取りながら進めます。一言一句逃さずというわけではなく、話の骨格や繋がりがわからなくならないように付箋を貼っていきます。認識齟齬が出そうな場合や、うまく言語化ができていなさそうであれば「こういうこと？」とこちらの解釈を付箋に書きながら確認します。話してくれた内容のカテゴリ分けや関連付けも「なるほど、こう繋がるのか」と言いながら反映します（オンラインホワイトボードがあってよかった）。これを続けて行くと、1on1が終わる頃には構造化されたメンバーの考えが可視化されます。中には、自己評価の前の1on1のテーマを自分の成果についてに設定し、佐々木と話をしながらまとめて行くメンバーもいます。話したことを書き出してくれて、カテゴリ分け・関連付け・曖昧な部分の指摘をしてくれるわけですから、一人でやるよりも多くの情報を得られるはずです。うまい1on1の使い方だと思います（こればかりになってしまうと困ってしまいますが）。
途中で対話が途切れ、問いを立てるのが難しくなることがあります。その場合は「うーん」とか言いながらこれまでの対話の内容を眺め「新しく問いを立てるのか」「話の塊を見つけてほぐすのか（話題の展開・深掘り）」「沈黙して話し始めるのを促すのか」など考えています。逆にメンバーが長考に入り、沈黙が訪れることもあります。助け舟を出したり、回答を促したりしたいところですが、いったん我慢します。この考えている時間、言語化しようとしている時間が重要で、メンバー自身で考えを整理する・気づきを得る絶好の機会です。ぎりぎりまで我慢するようにしています。
テーマとしてメンバーから質問が挙がっている場合や、対話の途中で質問をされることももちろんあります。会社のルールのような決まった情報がある場合はすぐに答えますが、そうではない場合はクローズドクエスチョンであっても、質問の背景・意図と、メンバーの考えを必ず確認します。時には一緒に考えたりもします。これもメンバー自身で考えを整理する・気づきを得るのに必要なことだと思います。自分なりの回答にたどり着くのがベストですが、メンバーの頭の中に情報が存在しない場合はティーチングが必要です。ある程度のところで佐々木なりの回答を伝えたり、補足説明をする必要があります。
最後に「ふりかえりは時間ができたときに書いておいてください」」とお願いして対話は終了です。
ボリュームがあるように感じるかもしれませんが、①の体調の確認からから④の対話が終わるまでを30分で行います。
⑤ふりかえり
ふりかえりは以下の項目を1on1実施後に書いてもらっています。メンバーにお願いしているもう一つの事前準備にあたり、次回の1on1で使います。初期のテンプレートではもっとたくさんあったのですが、多すぎて書く時間が取れないとか、書いてもらってもこちらが消化しきれないなどあり、今の形に収まっています。
- 今回の1on1で印象に残っていること
- 次のアクション
- 今回の1on1を通して感じたこと
- 次回以降1on1で話したいテーマ・トピック
ここまでが1on1の1サイクルです。メンバーによってはこのフォーマットだとやりにくいとか、頻度を毎週にしたいなど要望が出てくることがあります。メンバーの為の時間であると定義しているので、型にはめすぎず、なるべく要望を聞き入れてカスタマイズして行います。幸い「意味ないからやらなくていいっす」とは言われておらず、ホッとしています。
その他の決め事や注意点
これまで取り組んできた経験を踏まえ、いくつかの決め事を作っています。注意点も見えてきたので併せて紹介します。
- 半年に一度は「キャリアの話」をする
- おおよそ会社の目標設定のタイミングで「キャリアの話」をメンバーとします。評価に使う半年間の話ではなく「どんな姿になりたいのか」「その為に何が必要と考えているのか」など長期目線で話をします。機械的に無理に決めるようなことはせず、ふわっとしたものでも描ければ良いくらいの感覚です。これまでの傾向を見ていると、キャリア志向が変わるにしても最低限このくらいの時間は必要なようです。
- 長期的なキャリアの話をし始めると自社を飛び出したところまで話題が飛躍することがありますが、佐々木はこれには取り合いません。業務時間を使って1on1を行っている以上あくまで自社の中での話に閉じるべきだということは、社会人としての最低限の常識だと思うからです。
- 半年に一度は1on1を自己評価する
- 書いておきながら、今期は異動初年度で1on1を期初から始められなかったこともあり出来ていませんが、通常は半年に一度はメンバーにアンケートを取ります。メンバーに伝えている1on1の5つの目的にどれだけ繋がっているかという観点で質問を行い、結果を見て一喜一憂しています。
- 会社や上司を動かすような話は会社の然るべきフローを通させる
- 相談することは全く構わないですし作戦会議の場にしてもらうのも良いのですが、1on1の場で会社や上司を動かそうとすることは、端的に言うと範疇外にしています。必要な情報収集を行い、簡潔に資料をまとめ、決裁者やステークホルダーに説明をして合意を取って行くのが普通だと思います。
- 情報収集に使おうとしない
- 関係の質を高める為にある程度プライベートな質問もしますし（無理に答える必要はありません）、対話の中で「もうちょっとプロジェクトの進捗を聞いておきたい」と感じることもあります。ただ、それらが中心になってしまうと個人ニーズを理解するという大目標から遠ざかってしまいます。あくまでもメンバーが話したいことに集中し、1on1で必要になる情報であれば話の合間に質問を差し込む程度に留めます。
1on1の効果
異動前の少し古い情報となりますが、1on1に取り組んで1年半経過後に取ったアンケート結果がこちらです。メンバーに伝えている1on1の5つの目的に対して役に立っているかを選択形式で回答してもらいました。自由記述形式の質問も幾つかしていますがここでは割愛します。
無記名ではないので忖度が入っていそうですが、一定程度は役に立っているようで安心したのを覚えています。
佐々木自身が現状感じている効果についても少し紹介します。
- 対話の内容を構造化された状態で客観的に見れるので、考えの整理が進んだり矛盾を認識したりできる。気づきを得ることもある
- 2〜3週間に一度とはいえ30分間1対1で部長と話をしているので、部長からの「ちょっと教えて」にメンバーが免疫を獲得できる
- もやもやしていることを話す場や、壁打ちの場として使える
- ジュニアからシニアまで平等に時間を取ることができ、びっくり〇〇を防ぐのに一役買っている（はず）
1on1の課題と今後
1on1に取り組んで3年目に入り、次のような課題も見えてきました。まだまだ未熟だなと思うことが多く、改善は続いていきます。
- 自分で次のアクションを決めるメンバーが少ない
- 1on1のふりかえりにある「次のアクション」は、数値目標のようなコミットメントを求めるものではなく、自由に設定してうまく使ってくれれば良いものです。しかし、対話の中で「こう思う」「ここが課題」といろいろ出てきても、次のアクションを決めずに1on1を終えてしまうメンバーが多いのが現状です。これだと、自分自身で発見した課題の解決に継続性がなくなってしまい「そういえばそんなこと話してましたね」から1on1が再スタートすることになります。「次のアクション」がどういうものでどう使ってほしいのかを改めて説明するとともに、設定を少し促して、状況の改善を図りたいと考えています。
- リアリティが出ない
- 食べログでは在宅勤務中心の働き方になったことで、1on1はオンラインで行うのが通例です。理解のあるメンバーたちなのでカメラオンで対話をしていますが、どうしても現実感や実在感はオフラインでの会話には劣ります。何回かオフィスの会議室で大画面を見ながら1on1をすることがあったのですが、大画面を見つつ、メンバーの表情や雰囲気を感じ、たまに立ち上がって画面を指さしながらの対話は体験として全く異なるものでした。佐々木も在宅勤務のメリットを享受しており、一斉にオフィス回帰する必要はないと考えていますが、オフラインでの1on1の割合は無理のない範囲で増やしていきたいと思います。
- 頻度をあげられない
- 組織が大きくなった分、少し何かあると平気で1on1の間隔が1ヶ月以上開いてしまうことがあります。前述のように、1ヶ月間隔だと動きが出やすい分メンバーによっては「このくらいにしておこう」になりがちですし、それ以上間隔が開いてしまうとだいたい忘れます。ここは佐々木の体力面・精神面の話でもあるので、chocoZAPに通って鍛えなければと感じています。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
飲食店システム開発部ではもれなく無料でこの1on1が付いてきます。ご興味を持っていただけた方はぜひ気軽にお声がけください！
明日は saten さんの「開発者体験向上のため小さな改善を回す」です。お楽しみに！
